أصبح تنظيم الوقت من التحديات اليومية التي يواجهها كثير من الأشخاص، سواء كانوا طلبة أو موظفين أو أصحاب أعمال أو أشخاصاً يرغبون في ترتيب شؤونهم المنزلية والشخصية. ومع تعدد الالتزامات والمواعيد والمهام، قد يصبح الاعتماد على الذاكرة وحدها غير كافٍ لتذكر كل ما ينبغي إنجازه في الوقت المناسب.
ولهذا ظهرت تطبيقات متخصصة في تنظيم الوقت وإدارة المهام، تتيح للمستخدم تدوين الأعمال المطلوبة، وتحديد مواعيد إنجازها، وترتيب الأولويات، والحصول على تذكيرات عند اقتراب موعد المهمة. كما تسمح بعض هذه التطبيقات بمزامنة القوائم بين الهاتف والحاسوب، وهو ما يساعد على متابعة العمل من أكثر من جهاز.
وتتوفر هذه الأدوات على هواتف Android وiPhone، وتختلف من حيث سهولة الاستعمال والخصائص المجانية وإمكانيات التعاون مع الآخرين. وفي هذا الدليل نستعرض ثلاثة تطبيقات معروفة، مع شرح وظائفها الأساسية وطريقة البدء باستعمالها والنقاط التي ينبغي الانتباه إليها قبل اختيار أحدها.
لماذا تحتاج إلى تطبيق لتنظيم الوقت والمهام؟
لا يقتصر دور تطبيقات تنظيم الوقت على تسجيل قائمة بالأعمال اليومية، بل يمكن أن تساعد على تحويل الالتزامات المتفرقة إلى خطة واضحة يسهل مراجعتها وتحديثها.
فعوضاً عن الاحتفاظ بالمواعيد في رسائل متفرقة أو أوراق صغيرة أو ملاحظات يصعب العثور عليها، يستطيع المستخدم جمع المهام في قوائم منفصلة، مثل المهام المهنية والدراسة والتسوق والمواعيد الشخصية.
ومن أبرز الاستخدامات العملية لهذه التطبيقات:
- تسجيل المهام اليومية والأسبوعية حتى لا تُنسى.
- تحديد تاريخ أو وقت لإنجاز الأعمال المهمة.
- إضافة تذكيرات للمهام التي تتطلب متابعة.
- تقسيم المشاريع الكبيرة إلى خطوات أصغر.
- ترتيب الأولويات حسب الأهمية والاستعجال.
- متابعة المهام التي تم إنجازها وتلك التي ما زالت معلقة.
- مشاركة بعض القوائم مع أفراد العائلة أو زملاء العمل عند الحاجة.
- مزامنة البيانات بين الهاتف والحاسوب في التطبيقات التي تدعم ذلك.
ومع ذلك، فإن استعمال تطبيق لتنظيم المهام لا يعني بالضرورة أن جميع الأعمال ستنجز تلقائياً. فالفائدة الحقيقية تتحقق عندما يدوّن المستخدم التزاماته بانتظام ويختار أولويات واقعية ويراجع خطته باستمرار.
أولاً: تطبيق Google Tasks لتنظيم المهام اليومية
يعد Google Tasks من الأدوات التي تقدمها شركة Google لتسجيل المهام وإدارتها، وهو مناسب للأشخاص الذين يبحثون عن وسيلة بسيطة لتدوين الأعمال ومتابعتها دون الحاجة إلى نظام معقد لإدارة المشاريع.
يسمح التطبيق بإنشاء قوائم للمهام، وإضافة تفاصيل إلى كل مهمة، وتقسيم بعض الأعمال إلى مهام فرعية، وتحديد تواريخ الاستحقاق وتلقي الإشعارات. كما يرتبط بخدمات Google مثل Gmail وGoogle Calendar، ما يساعد على متابعة المهام من أكثر من واجهة.
أبرز خصائص Google Tasks
- إنشاء قوائم متعددة: يمكن تخصيص قائمة للدراسة وأخرى للعمل وثالثة للمهام الشخصية.
- تحديد مواعيد الإنجاز: يستطيع المستخدم إضافة تاريخ استحقاق للمهمة.
- المهام الفرعية: يمكن تقسيم بعض الأعمال إلى خطوات أصغر لتسهيل متابعتها.
- إضافة التفاصيل: يمكن كتابة ملاحظات تساعد على تذكر المطلوب إنجازه.
- الإشعارات: يوفر التطبيق تنبيهات مرتبطة بمواعيد المهام وفق إعداداته.
- التكامل مع خدمات Google: يمكن إنشاء المهام ومتابعتها عبر خدمات متوافقة مثل Gmail وCalendar.
- المزامنة: يمكن متابعة المهام عبر الأجهزة التي يسجل المستخدم الدخول إليها بالحساب نفسه.
كيفية البدء باستعمال Google Tasks
- افتح متجر Google Play على هاتف Android أو App Store على iPhone.
- ابحث عن تطبيق Google Tasks وتأكد من أن الناشر هو Google.
- ثبّت التطبيق وافتحه بعد انتهاء التنزيل.
- سجّل الدخول باستخدام حساب Google الخاص بك إذا طُلب منك ذلك.
- أنشئ قائمة جديدة وحدد لها اسماً واضحاً، مثل «المهام اليومية» أو «الدراسة».
- اضغط على خيار إضافة مهمة واكتب العمل الذي تريد إنجازه.
- أضف تاريخ الاستحقاق والتفاصيل الضرورية عند الحاجة.
- إذا كانت المهمة كبيرة، أضف إليها مهام فرعية لتقسيمها إلى خطوات.
- بعد إنجاز العمل، حدده كمهمة مكتملة.
يمكن للمستخدم أيضاً الاستفادة من التكامل مع Google Calendar لمتابعة المهام المؤرخة ضمن جدول يومه، وفق خيارات العرض المتاحة في الخدمة.
لمن يناسب Google Tasks؟
يناسب هذا التطبيق الأشخاص الذين يريدون أداة مباشرة لتسجيل المهام ومتابعتها، خصوصاً من يستعملون Gmail وGoogle Calendar بشكل يومي. كما يمكن أن يكون خياراً مناسباً للطلبة الذين يحتاجون إلى قوائم للواجبات والمراجعة ومواعيد الامتحانات.
أما الأشخاص الذين يحتاجون إلى إدارة مشاريع جماعية كبيرة أو تقارير متقدمة أو لوحات عمل متخصصة، فقد يجدون أن وظائفه الأساسية لا تغطي جميع احتياجاتهم.
ثانياً: تطبيق Microsoft To Do لإدارة الأعمال اليومية
يقدم Microsoft To Do طريقة مرنة لتنظيم المهام الشخصية والمهنية، ويتميز بواجهة تتيح إنشاء قوائم متعددة ومتابعة الأعمال التي ينبغي إنجازها خلال اليوم.
من أبرز وظائفه ميزة «My Day» أو «يومي»، التي تسمح للمستخدم باختيار المهام التي يريد التركيز عليها في يوم معين. كما يمكنه الاستفادة من الاقتراحات المتاحة لإضافة أعمال من قوائمه الأخرى إلى خطة اليوم.
أهم خصائص Microsoft To Do
- قائمة My Day: مساحة لتحديد المهام التي يرغب المستخدم في التركيز عليها خلال اليوم.
- قوائم منفصلة: يمكن إنشاء قوائم للعمل والتسوق والدراسة والسفر والمهام المنزلية.
- تحديد المواعيد: يسمح بإضافة تاريخ استحقاق للمهام.
- التذكيرات: يمكن إعداد تنبيه يساعد على تذكر موعد إنجاز المهمة.
- تقسيم الأعمال: يمكن إضافة خطوات فرعية إلى المهمة الكبيرة.
- الملاحظات: يمكن تدوين معلومات إضافية مرتبطة بالعمل المطلوب.
- مشاركة القوائم: يمكن مشاركة قوائم معينة مع أشخاص آخرين عند الحاجة.
- التكامل مع Outlook: يدعم متابعة المهام المتوافقة مع خدمات Outlook.
كيفية استعمال Microsoft To Do لأول مرة
- حمّل Microsoft To Do من Google Play أو App Store.
- افتح التطبيق وسجّل الدخول بحساب Microsoft إذا طُلب منك ذلك.
- أنشئ قائمة جديدة، واختر اسماً يوضح طبيعة المهام الموجودة فيها.
- أضف الأعمال التي تريد إنجازها، مثل إرسال وثيقة أو مراجعة درس أو دفع فاتورة.
- افتح المهمة لإضافة تاريخ الاستحقاق أو التذكير أو الملاحظات.
- قسّم المهمة الكبيرة إلى خطوات أصغر إذا كان ذلك ضرورياً.
- افتح قسم My Day واختر الأعمال التي تريد التركيز عليها خلال اليوم.
- حدّث حالة المهام عند إنجازها حتى تبقى القوائم منظمة.
ما فائدة ميزة My Day؟
تساعد ميزة My Day على تجنب التعامل مع جميع المهام المسجلة باعتبارها أعمالاً يجب تنفيذها في اللحظة نفسها. فبدلاً من فتح قائمة طويلة تضم التزامات الأسبوع والشهر، يستطيع المستخدم اختيار مجموعة محددة من الأعمال التي تناسب يومه.
وتظهر أهمية هذه الميزة عندما تكون لدى الشخص مهام كثيرة موزعة على قوائم مختلفة، لكنه يحتاج إلى تحديد ما ينبغي إنجازه أولاً. ويمكن إضافة مهام من القوائم الموجودة أو كتابة أعمال جديدة مباشرة داخل قائمة اليوم.
كما أن المهام التي لم يتم إنجازها لا تختفي لمجرد انتهاء اليوم، بل تظل محفوظة في قوائمها ويمكن مراجعتها وإعادة تنظيمها لاحقاً.
هل Microsoft To Do مجاني؟
توفر Microsoft التطبيق مجاناً للاستخدام الشخصي، مع إمكانية مزامنة القوائم والمهام عبر الأجهزة المتوافقة. ومع ذلك، قد تختلف بعض الإمكانيات المرتبطة بالخدمات المهنية أو حسابات المؤسسات حسب نوع الحساب والاشتراك الذي تستعمله.
وينبغي التمييز بين التطبيق نفسه وخدمات Microsoft 365 الأخرى، إذ إن وجود بعض الخصائص أو عمليات الربط قد يرتبط بإعدادات الحساب أو صلاحيات المؤسسة.
ثالثاً: تطبيق Todoist لتنظيم المهام والمشاريع
يعد Todoist من التطبيقات المعروفة في مجال إدارة المهام، ويقدم خيارات لتنظيم الأعمال في مشاريع وقوائم، وتحديد الأولويات ومواعيد الإنجاز، إضافة إلى إمكانيات لمتابعة المشاريع الشخصية والتعاون مع الآخرين.
يمكن استعماله في تنظيم المهام اليومية البسيطة، كما يمكن الاستفادة من خصائصه في ترتيب أعمال أكثر تعقيداً، مثل التحضير لامتحان أو متابعة مشروع مهني أو تنظيم أعمال منزلية متعددة.
أبرز وظائف Todoist
- المشاريع: تنظيم المهام ضمن مشاريع منفصلة حسب طبيعة كل نشاط.
- مواعيد الاستحقاق: تحديد تاريخ ووقت لإنجاز الأعمال.
- مستويات الأولوية: تمييز المهام المهمة عن الأعمال الأقل استعجالاً.
- المهام الفرعية: تقسيم الأعمال الكبيرة إلى خطوات قابلة للمتابعة.
- طرق العرض: تنظيم بعض القوائم في شكل قائمة أو لوحة بحسب الخطة والواجهة المتاحة.
- الفلاتر: إنشاء طرق عرض تساعد على الوصول إلى مجموعات محددة من المهام.
- التعاون: مشاركة المشاريع والمهام مع أشخاص آخرين وفق خصائص الخطة.
- التكامل: الربط مع خدمات أخرى مثل البريد الإلكتروني والتقويم عبر التكاملات المتاحة.
طريقة إنشاء أول مشروع في Todoist
- نزّل تطبيق Todoist من المتجر الرسمي لهاتفك.
- أنشئ حساباً أو سجّل الدخول إلى حساب موجود.
- أنشئ مشروعاً جديداً، مثل «تنظيم الدراسة» أو «أعمال الأسبوع».
- أضف المهام التي تريد تنفيذها داخل المشروع.
- حدد مواعيد الاستحقاق والأولويات بحسب أهمية كل عمل.
- أضف مهام فرعية عندما يتطلب العمل عدة خطوات.
- استعمل طرق العرض والفلاتر المتاحة لتسهيل متابعة الأعمال.
- راجع قائمة المهام بانتظام وحدّثها عند إتمام كل عمل.
ما الذي يتوفر مجاناً في Todoist؟
توفر الخطة المجانية المسماة Beginner مجموعة من الوظائف الأساسية، ومن بينها إنشاء ما يصل إلى خمسة مشاريع شخصية، وإضافة المهام واستعمال طرق العرض الأساسية وبعض خيارات التذكير والتنظيم.
أما الخطة المدفوعة Pro فتضيف إمكانيات أوسع، مثل عدد أكبر من المشاريع وخصائص إضافية للتنظيم والعرض والتقارير والتذكيرات المخصصة. وقد تتغير الأسعار والحدود والخصائص بمرور الوقت، لذلك ينبغي مراجعة صفحة الأسعار الرسمية قبل الاشتراك.
ويستحسن ألا يشترك المستخدم في خطة مدفوعة قبل تجربة النسخة المجانية والتأكد من أن الخصائص الإضافية ضرورية بالفعل لطبيعة استخدامه.
مقارنة بين Google Tasks وMicrosoft To Do وTodoist
تختلف التطبيقات الثلاثة في طريقة تنظيم المهام والخصائص التي تقدمها، ولذلك لا يمكن اعتبار أحدها الأفضل لجميع المستخدمين. ويعتمد الاختيار على طبيعة الأعمال وعدد القوائم ومدى الحاجة إلى التعاون أو التكامل مع خدمات أخرى.
| التطبيق | أبرز نقاط القوة | الاستخدام المناسب |
|---|---|---|
| Google Tasks | البساطة والتكامل مع خدمات Google | المهام اليومية والقوائم الشخصية |
| Microsoft To Do | ميزة My Day والقوائم والتكامل مع Outlook | تنظيم الأعمال الشخصية والمهنية |
| Todoist | المشاريع والأولويات والفلاتر وطرق العرض | إدارة المهام والمشاريع الأكثر تنوعاً |
كيف تختار التطبيق المناسب لاحتياجاتك؟
قبل تثبيت تطبيق لتنظيم الوقت، من الأفضل تحديد طبيعة المشكلة التي تريد حلها. فالشخص الذي يحتاج إلى تسجيل مواعيد بسيطة لا يحتاج بالضرورة إلى تطبيق يقدم أدوات متقدمة لإدارة المشاريع.
إذا كنت تريد البساطة
قد يكون Google Tasks مناسباً إذا كنت تريد تسجيل الأعمال وتحديد مواعيدها ومتابعتها، خصوصاً إذا كنت تستعمل حساب Google وخدماته الأخرى.
إذا كنت تريد التخطيط اليومي
يمكن تجربة Microsoft To Do إذا كنت تفضل تقسيم الأعمال إلى قوائم والاعتماد على قائمة يومية تحدد من خلالها المهام التي تريد التركيز عليها.
إذا كنت تدير مشاريع متعددة
قد يكون Todoist مناسباً إذا كنت تحتاج إلى تقسيم المشاريع وترتيب الأولويات واستعمال الفلاتر وطرق العرض المختلفة. لكن من المهم مراجعة حدود الخطة المجانية قبل الاعتماد عليه في مشروع طويل.
إذا كنت تستعمل أكثر من جهاز
تحقق من أن التطبيق يدعم المزامنة بين هاتفك وحاسوبك، وأنك تسجل الدخول بالحساب نفسه على الأجهزة المختلفة. كما ينبغي التأكد من أن المزامنة تعمل بشكل صحيح قبل الاعتماد على التطبيق في حفظ مواعيد مهمة.
نصائح عملية لتنظيم الوقت باستعمال التطبيقات
حتى مع اختيار تطبيق مناسب، قد لا تتحسن إدارة الوقت إذا تحولت قائمة المهام إلى مجموعة طويلة من الالتزامات التي يصعب تنفيذها. ولهذا من المفيد اعتماد طريقة بسيطة وواضحة في تسجيل الأعمال ومتابعتها.
1. اكتب المهمة بصيغة واضحة
بدلاً من كتابة كلمة عامة مثل «الدراسة»، حاول تحديد العمل المطلوب بدقة، مثل «مراجعة الفصل الثاني» أو «حل تمارين الرياضيات». فالمهمة الواضحة تساعد على معرفة ما ينبغي فعله عند فتح التطبيق.
2. لا تضع عدداً مبالغاً فيه من المهام اليومية
من الأفضل اختيار عدد واقعي من الأعمال التي يمكن إنجازها خلال اليوم، مع ترك مساحة للالتزامات الطارئة. فالقائمة الطويلة جداً قد تجعل المستخدم يشعر بأنه لم ينجز شيئاً حتى عندما يكون قد أكمل أعمالاً مهمة.
3. حدد الأولويات
ليست كل المهام متساوية في الأهمية. حاول تحديد الأعمال التي لها موعد قريب أو التي يتوقف عليها إنجاز أعمال أخرى، وابدأ بها قبل الانشغال بالتفاصيل الأقل أهمية.
4. قسّم المشاريع الكبيرة
إذا كانت المهمة تتطلب عدة مراحل، فلا تسجلها كعمل واحد غامض. قسّمها إلى خطوات صغيرة، مثل جمع الوثائق ثم مراجعتها ثم إرسالها. يساعد ذلك على متابعة التقدم ومعرفة المرحلة التالية.
5. خصص وقتاً لمراجعة القوائم
من المفيد مراجعة المهام في بداية اليوم أو نهايته، وتحديث المواعيد عند حدوث تغيير. كما ينبغي حذف المهام التي لم تعد ضرورية حتى لا تتحول القوائم إلى سجل مزدحم بالأعمال القديمة.
6. استعمل التذكيرات باعتدال
تساعد الإشعارات على تذكر المواعيد، لكن كثرتها قد تتحول إلى مصدر إزعاج. استخدم التذكيرات للأعمال التي تتطلب فعلاً تنبيهاً، واضبط إعدادات الإشعارات بما يناسب احتياجاتك.
الخصوصية وحماية البيانات عند استعمال تطبيقات تنظيم المهام
قد تحتوي قوائم المهام على معلومات شخصية أو مهنية، مثل مواعيد الاجتماعات أو تفاصيل العمل أو أسماء الأشخاص أو التزامات مالية. ولذلك ينبغي التعامل مع هذه البيانات بحذر، حتى إذا كان التطبيق مخصصاً للإنتاجية.
ومن الاحتياطات المهمة:
- تحميل التطبيق من Google Play أو App Store أو الموقع الرسمي للخدمة.
- استعمال كلمة مرور قوية للحساب المرتبط بالتطبيق.
- تفعيل المصادقة الثنائية عندما تكون متاحة.
- عدم تدوين كلمات المرور أو البيانات البنكية الحساسة داخل قوائم المهام.
- مراجعة الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى القوائم والمشاريع المشتركة.
- التحقق من سياسة الخصوصية والأذونات قبل استعمال التطبيق.
- تجنب تسجيل معلومات سرية تخص العمل إذا كانت سياسة المؤسسة تمنع تخزينها في خدمات خارجية.
- مراجعة إعدادات المزامنة والحسابات المرتبطة بالأجهزة المستخدمة.
ومن المهم معرفة أن مزامنة المهام عبر الإنترنت تعني تخزين البيانات لدى الخدمة المرتبطة بالحساب، لذلك ينبغي قراءة سياسة الخصوصية وشروط الاستخدام لمعرفة كيفية معالجة البيانات والخيارات المتاحة لإدارتها.
هل تطبيقات تنظيم الوقت تغني عن التقويم؟
تطبيقات المهام والتقويم أدوات متكاملة لكنها ليست متطابقة. فتطبيق المهام يساعد على تسجيل الأعمال المطلوب إنجازها ومتابعة حالتها، بينما يركز التقويم على توزيع المواعيد والأحداث على الأيام والساعات.
على سبيل المثال، يمكن تسجيل «إعداد تقرير» كمهمة داخل تطبيق المهام، ثم تخصيص موعد اجتماع لمناقشة التقرير داخل التقويم. وتسمح بعض الخدمات بالربط بين الأداتين حتى يتمكن المستخدم من متابعة المواعيد والمهام في مكان واحد أو ضمن واجهات متصلة.
لذلك قد يكون الجمع بين تطبيق للمهام وتقويم إلكتروني خياراً مناسباً لمن لديه التزامات متعددة، بشرط عدم تكرار المعلومات بطريقة تؤدي إلى الارتباك.
مشكلات شائعة عند استعمال تطبيقات المهام وحلولها
عدم وصول الإشعارات
إذا لم تظهر تذكيرات المهام، تحقق من السماح للتطبيق بإرسال الإشعارات من إعدادات الهاتف، وراجع إعدادات البطارية وتقييد النشاط في الخلفية إذا كانت تؤثر في عمل التطبيق.
عدم ظهور المهام على جهاز آخر
تأكد من تسجيل الدخول بالحساب نفسه على الجهازين، ومن توفر اتصال بالإنترنت، ومن تفعيل المزامنة إذا كان التطبيق يوفر خياراً مستقلاً لذلك.
نسيان تحديث المهام
قد تصبح القوائم غير مفيدة إذا لم يتم تحديد الأعمال المنجزة أو تعديل المواعيد التي تغيرت. خصص وقتاً قصيراً لمراجعة القوائم حتى تبقى المعلومات صحيحة.
كثرة المهام وصعوبة متابعتها
يمكن حل هذه المشكلة بإنشاء قوائم منفصلة حسب نوع النشاط، وحذف الأعمال غير الضرورية، وتقسيم المشاريع الكبيرة، والتركيز على عدد محدود من الأولويات يومياً.
أسئلة شائعة حول تطبيقات تنظيم الوقت والمهام
ما أفضل تطبيق مجاني لتنظيم المهام اليومية؟
يعتمد ذلك على احتياجات المستخدم. يوفر Google Tasks وظائف مباشرة لتسجيل المهام ومواعيدها، بينما يقدم Microsoft To Do قوائم وميزة My Day، ويوفر Todoist خطة مجانية بخصائص أساسية وحدود معينة للمشاريع.
هل تعمل هذه التطبيقات على Android وiPhone؟
نعم، تتوفر تطبيقات Google Tasks وMicrosoft To Do وTodoist على أنظمة الهواتف الرئيسية، لكن ينبغي التحقق من متطلبات إصدار نظام التشغيل قبل التثبيت.
هل يمكن استعمال تطبيقات المهام دون اتصال بالإنترنت؟
قد تسمح بعض التطبيقات بعرض أو تعديل بيانات معينة دون اتصال، لكن المزامنة بين الأجهزة والوظائف التي تعتمد على الخدمات السحابية تتطلب الاتصال بالإنترنت. وتختلف التفاصيل حسب التطبيق وإصداره.
هل يمكن مشاركة قائمة المهام مع شخص آخر؟
تدعم بعض التطبيقات مشاركة القوائم أو المشاريع، لكن طريقة المشاركة والصلاحيات المتاحة تختلف من خدمة إلى أخرى. وينبغي التأكد من الأشخاص الذين تمنحهم حق الوصول قبل مشاركة قائمة تحتوي على معلومات خاصة.
هل تساعد هذه التطبيقات على زيادة الإنتاجية؟
يمكن أن تساعد على تنظيم الالتزامات وتوضيح الأولويات وتذكر المواعيد، لكنها لا تضمن وحدها زيادة الإنتاجية. وتعتمد النتيجة على طريقة استعمال التطبيق ومدى واقعية الخطة اليومية والتزام المستخدم بمراجعتها.
هل من الضروري الاشتراك في نسخة مدفوعة؟
لا. يستطيع كثير من المستخدمين الاكتفاء بالخصائص المجانية لتسجيل المهام ومتابعتها. ويصبح الاشتراك المدفوع مفيداً فقط عندما يحتاج المستخدم إلى خصائص إضافية لا توفرها الخطة المجانية.
خلاصة
توفر تطبيقات تنظيم الوقت والمهام وسيلة عملية لترتيب الالتزامات اليومية ومتابعة الأعمال الشخصية والمهنية والدراسية. ويقدم Google Tasks خياراً بسيطاً لمن يستعمل خدمات Google، بينما يناسب Microsoft To Do من يريد التخطيط اليومي والقوائم المتعددة، في حين يقدم Todoist أدوات أوسع لتنظيم المشاريع والأولويات.
ولا توجد ضرورة لتثبيت التطبيقات الثلاثة في الوقت نفسه. فمن الأفضل اختيار تطبيق واحد وتجربته مدة كافية، ثم تقييم مدى ملاءمته لطبيعة المهام اليومية. كما ينبغي مراجعة حدود النسخ المجانية والخصائص المدفوعة وسياسات الخصوصية قبل اتخاذ قرار الاشتراك.
وفي النهاية، تظل أفضل أداة لتنظيم الوقت هي الأداة التي يسهل استعمالها بانتظام، وتساعد صاحبها على رؤية التزاماته بوضوح وتحديد ما يجب إنجازه دون تعقيد أو تشتيت.
